研报|举办商业性体育赛事的注意点(三)

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本文授权转载来自:【体育大生意

选自2024年3月19日发布的【研报|举办商业性体育赛事的注意点(三)】

作者:夏清、毛文昊、丁圣

二、赛中

1.赛场检查

在商业性体育赛事的实施阶段,对赛场的检查是一道关键性程序,这道程序不仅在于确保场地符合相关技术标准与安全规定,更在于保障和提升运动员、观众与工作人员的人身安全和现场感受,同时维护赛事的顺利进行与良好声誉。

该检查过程要求赛事组织者遵照一系列明确的规范和细则进行,赛事组织者对商业性体育赛事赛场检查的注意点应该包括:

检查前的准备:

  • 在实际检查前须确保收集所有相关的场地规范、体育赛事标准与安全要求文件,并在现有经验基础上,准备一份详细的检查清单,包括所有需审核的场地元素,以及清单所对应的每一项的负责部门和责任人;

场地设施与设备审核:

  • 检查场馆内外的基础设施、竞赛设备,如照明、体育运动器械、音响设备、座位、更衣室、洗手间等,是否完全满足体育赛事需求。
  • 同时,确保所有运动设备符合国际或国内体育竞赛的技术标准;

安全规程的核查:

  • 仔细检查赛事场地的安全措施,包括紧急出口的畅通、消防系统的完备与性能、观众入口与出口规划的落地执行,以及紧急医疗服务的准备情况等;

符合性与合规性检查:

  • 场地标示标志与设施应符合当地的法律法规与行业标准要求,如应急逃生标识、无障碍通道标准、观众席位中可能的安全席位的预留等;

信息技术系统评估及检查:

  • 对计时系统、计分系统、视频重播与裁判辅助系统等信息技术设备进行检测,确保其能在赛事中稳定运行;

环境与卫生状况检查:

  • 评估场地的清洁状况、废弃物处理、公共卫生设施等,以保证符合公共卫生标准;

风险管理及预案检查:

  • 在前期全面的风险管理基础上,就现场实际可能会遇到的包括恶劣天气、场地故障、设备设施故障、安全事故等可能导致赛事中断的风险,进行预案和人员配备的现场复核检查;

报告与反馈:

  • 赛场检查应根据赛制的设定和观众检票入场频次,采取一轮或多轮检查,每次检查结束后,都应编制清晰的报告,记录检查发现的问题,并提供解决方案和改善建议,发送给到相关负责部门和责任人,为迅速完成整改提供依据;

持续监督:

  • 在赛事过程中对场地进行持续监督,特别是对已查出并报告的问题,进行后续检查,以确保所有问题得到及时解决并维持赛场各项软硬件指标在合理区间内。

赛场检查是保证体育赛事成功举办的基石,严谨的态度和系统化的检查与评估,可以使赛事组织者确保场地的安全性和舒适性。

2.开幕仪式

商业性体育赛事的开幕仪式是一种仪式化的活动,可以起到启动赛事、集结关注、传递主办方对赛事主旨的理解,以及展现实力等作用。

开幕仪式的组织,包括演讲、表演、参赛队伍亮相和气氛烘托等,主要目的还是在于吸引观众注意力和提振参赛者士气

对于成熟的商业性体育赛事,开幕仪式还被要求体现更多层面的价值和意义,赛事组织者对商业性体育赛事开幕仪式的注意点应该包括:

社会文化的剖析:

  • 开幕仪式是一种社会文化的展现,通过各类表演艺术、传统元素的融合以及现代创意的呈现,体现了东道主国家、城市或地区的文化特色和身份,这种展示不仅巩固了文化认同,还促进了文化的交流和理解;

市场营销的视角:

  • 从市场营销的角度看,开幕仪式可以吸引最广大泛体育人群注意力、增强赞助品牌曝光度的绝佳机会,通过巧妙布置、创意内容以及与观众互动,开幕仪式能够提升赞助商的品牌形象并带来重大商业回报;

传播学的解读:

  • 以传播学理论视角来解读,开幕仪式构成了一项复杂的传播事件,其内容与形式的安排需要考虑不同的传播渠道和媒体逻辑,特别是当前移动互联网、社交媒介、自媒体、短视频占比越来越重的当下,需要充分考虑如何有效地引导和传递信息,同时吸引和维持观众的注意力,并尽可能达到持续发酵的效果;

策划与执行的研究:

  • 开幕仪式的策划与执行是一项极其专业的工作,需要精心策划和严格管理,它涉及创意概念的开发、演出内容的编排、技术支持的准确性、日程的控制以及工作人员、官员、参赛选手之间的大量协调;

体育外交:

  • 开幕仪式作为体育赛事的组成部分,也是一个潜在的外交和交流平台,通过各种形式的文化展示和体育通用性符号的使用,开幕仪式完全可以作为促进国与国、地区与地区之间的友好交流的平台载体。

商业性体育赛事举办开幕仪式,旨在将赛事与娱乐、文化和社交功能相结合,提供给参与者和观众一个难忘的泛体育体验,同时宣告赛事的正式开启,并为接下来的比赛营造热烈和积极的气氛。

3.直播或录播比赛

在现代商业性体育赛事中,比赛的直播或录播对推广体育赛事、扩大影响力和传播度具有至关重要的作用和价值。

同时这一过程是借助媒介,实现更广范围公众与体育产业的交融,更是利益相关者实现商业化目标的关键转化途径

从传播学的角度出发,体育赛事的直播或录播是一个信息传播过程,其传播效果直接影响观众的感知度、接受度和体验度

利用赛事现场摄像和相关技术设备,进行直播或录播比赛,并通过电视台、网络平台或社交媒体进行播放,使更多观众能够观看比赛,这是一项完整的系统性工程,赛事组织者对商业性体育赛事直播或录播的注意点应该包括:

技术层面:

  • 首先直播或录播的质量依赖于先进的技术应用,包括但不限于高清晰度的摄像、稳定的信号传输、快速准确的剪辑、以及多平台同步播出的能力,技术层面的优化是保障观众享受高质量观赛体验的基础;

内容制作:

  • 内容制作涉及赛事的拍摄角度选择、镜头调度、重播甄选、现场解说、技术数据文字直播等环节,其目的是为观众提供更为丰富的视角、增强比赛的可看性,为观众加深对赛事的理解;

营销策略:

  • 商业性体育赛事的直播或录播,是体育营销的重要组成部分,赛事组织者有必要从赞助商的诉求出发,通过品牌植入、竞赛花絮、精彩集锦等尽可能多的手段,实现赞助商商业价值的最大化,同时赛场现场的广告位布置的角度、品牌标识的展示位置等都是不容忽视的因素;

受众分析:

  • 为满足不同受众群体的需求,组织者需进行受众分析,包括观众的地域分布、偏好、观赛行为等,以此为基础进行赛事的直播或录播编排,通过精细化的制作决策,确保内容的亲和力、吸引力,同时尊重当地风土人情;

版权管理:

  • 在直播或录播体育赛事过程中,必须处理好版权相关的法律问题,这包括确保所有传播的内容都已获得正确的授权,符合国际与本地的版权法规,同时能将盗播渠道进行及时且有效的惩治;

监管遵从:

  • 直播和录播的过程还需要遵守相关的广播监管规定,包括遵从电视和网络播出标准,以及承担保护观众免受不当内容影响的责任;

评估和反馈:

  • 赛事直播和录播的效果评估一般都是通过收视率、社交媒体互动、观众反馈等多个维度进行的,正面的反馈可以帮助制作团队进一步优化未来的直播策略,而负面的反馈同时也是改善的契机。

综上所述,赛事的直播和录播是一个综合性的行动,要求对媒介技术、内容制作、市场营销、法律法规等多领域有深入的理解和高效的管理,以确保实现传播效果的最大化和经济利益的优化。

4.新闻媒体中心的设立和运作

在大型的商业性体育赛事中,新闻媒体中心的设立与运作是连接赛事和公众的关键枢纽。该中心不仅承担着传达赛事最新动态的使命,也为记者、摄影师及其他媒体人员提供工作空间和所需资源。

相较赛场上比赛的精彩和激烈,新闻媒体中心的质量和服务水平,对于媒体人员来说会是更加靠前和直观的主观体验。赛事组织者对商业性体育赛事新闻媒体中心的设立和运作的注意点应该包括:

基础设施的规划与实施:

  • 新闻媒体中心的位置应选择在赛场的中心地带或交通便捷之处,便于媒体人员快速到达现场并采集信息,同时功能和工作环境需充分满足媒体从业者的核心需求,其中关键设施包括但不限于
    • 足够的工作位(配备必须的电力插座和网络接入点)
    • 多媒体展示设备(大屏幕电视和信息牌,用以提供赛程、成绩等实时信息)
    • 会议室及独立采访区(适当的隔音设备,以便进行新闻发布会和个人采访)
    • 技术支持服务台(方便媒体人员租用额外设备或获取技术援助);

准入管理与安全:

  • 制定明确的准入政策,确保只有持证媒体人员可以进入,以维护新闻媒体中心的安全,并通过监控系统和安保人员来杜绝盗窃事件发生;

图像与版权管理:

  • 确保对版权材料的清晰指引,尊重版权法并且提供合适的图像使用指南,确保媒体在有管理框架的基础上,合法获取并使用赛事图像;

信息与服务支撑:

  • 提供实时的赛事资讯更新,比如比分、统计数据和重要事件等,同时保证赛事新闻统发稿和相关资料的及时发布;

媒体关系与沟通:

  • 维系积极的媒体关系,包括主动接触媒体与回应媒体需求,确保媒体能够及时接收到赛事通知和更新信息;

多语言服务:

  • 充分考虑国际媒体的需求,提供多语言的资料、翻译服务和工作人员,来满足不同国家媒体的要求。

新闻媒体中心的成功设立与高效运作,可以为商业性体育赛事的媒体覆盖、品牌推广和公共关系建设提供了强有力的支持,恰当的配置和周到的服务可以显著提高媒体工作者的工作效率,进而促进赛事信息的广泛传播并扩大其社会影响力。

5.确保计划与现场实施的一致性

在商业性体育赛事的办赛过程中,确保所有活动按照既定计划进行,是组织成功赛事的要旨,并且在国内这一过程必须与前期的安全许可申报保持一致性

既定计划通常包含了活动安排、资源分配、人员配置、以及风险管理方面的详细规划,但由于赛事计划一般由核心团队根据其丰富的办赛经验,组织合成而来,然而体育赛事现场的工作人员,包括现场安保、志愿者、裁判、客户服务人员等,绝大多数是在比赛前临时抽调和组建而成,这就给赛事计划与现场实施的一致性带来巨大挑战。

赛事组织者对商业性体育赛事确保计划与现场实施一致性的注意点应该包括:

组织机制:

  • 体育赛事的组织机构需制定严密的管理流程和协调机制,这包括内部组织架构的明确划分、各部门职责的精确界定以及跨部门协作的高效机制,确保所有活动符合事前制定的运行标准和执行日程;

实施步骤:

  • 在具体执行阶段,敏捷管理等项目管理方法均可运用,以监控活动进展和保证按计划执行,同时实施过程涉及时间表的维护、任务的监督,以及资源的动态调配等;

资源清单管理:

  • 商业性体育赛事执行过程中,会有众多细分资源,大到官方指定用车,小到饮用水分发,在这个过程中,要在前期建立的资源清单基础上,按照现场实际需要,对所有资源进行严格地有效对应分发,包括但不限于车辆、通行证件、餐饮、住宿、服装等资源;

风险管理:

  • 风险评估安全策略制定是风险管理执行的基石和前置条件,风险管理过程需要赛事组织者严格执行前期制定的安全策略,包括识别潜在风险、评估影响、确定优先级和制定缓解措施,让现场风险管理工作的启动和执行流程与安全许可申报保持一致;

监督机构:

  • 监督机构承担对赛事执行过程的监控责任,确保所有活动不仅遵循事前规划的日程和过程,而且符合安全、法律和伦理的标准,监督机构可以包括组织内部的审计团队、外部监管机构和协办方;

监控与反馈:

  • 监控活动执行进程,及时收集反馈,可以帮助快速识别偏差,并采取必要措施调整策略,这一过程可以利用诸如事件日志、倒推时间表、检查清单、性能指标等多种监控工具;

持续改进:

  • 在执行过程中应持续寻求改进机会,借助评审和总结活动的成效来优化未来赛事的实施计划。

商业性体育赛事活动按照既定计划进行的过程是一个多方位和动态的管理活动,涉及严谨的策划、精确的执行、周密的风险控制、连续的监控和反馈,以及与安全许可申报的全面一致性。通过这些措施,赛事组织者可以在保证高效率与生产力的同时,大幅降低不可预见的安全与管理风险

6.竞赛保障

商业性体育赛事的竞赛保障是确保赛事顺利进行的核心环节,涉及了一系列的制度性设计与操作性实施,覆盖比赛全过程,通过协调裁判和工作人员,确保比赛的公平性和顺畅性,这其中包括解决争议和问题,并确保各项规则和程序得到遵守,此外竞赛保障工作还负责成绩统计和官方结果的公布。

赛事组织者对商业性体育赛事竞赛保障的注意点应该包括:

系统化保障体系:

  • 竞赛保障的成功实施需要一个明确的系统化保障体系,其中包括
    • 竞赛规则的制定与执行
    • 赛事设施的配备与维护
    • 技术设备的运行保障等

该系统需对所有可能的赛事需求进行详尽规划,确保赛事在各个环节都能达到相应竞赛标准和预期的专业水平;

竞赛规则的严格遵守:

  • 赛事组织者必须依据相关体育项目的国际规则或联盟规定,确保赛事的公平性与公正性得到维护,这包括对运动员的资质、比赛的裁判标准以及成绩的记录与发布都应严格按照竞赛规则进行;

竞赛设施与环境管理:

  • 竞赛设施的布置必须满足专业赛事的要求,包括竞技场地、观众区、休息与更衣空间等,此外环境管理保障包括:
    • 赛事场地的安全性检查
    • 恶劣天气的应对措施以及
    • 环境舒适度的调控等;

技术服务与保障:

  • 高质量的技术服务是竞赛保障不可或缺的一部分,这包括计时记分设备、信息发布系统、赛事直播设备等的准备与维护,同时相应的技术支持和故障快速响应机制,对于保持赛事的流畅进行也至关重要;

安全与医疗支持:

  • 鉴于运动员的健康与安全是竞赛保障的首要任务,为此必须提供完善的医疗服务,包括专业医疗人员的现场支持、伤病预防、紧急医务响应和快速送诊救治服务,同时需要确保比赛环境的安全无隐患,包括消防、人群控制等;

人力资源管理:

  • 竞赛部分的人力资源的管理是保障赛事顺利进行的重要因素,这涉及到裁判员、赛事志愿者以及赛事服务人员的选拔、培训和分配,确保他们具备相应的专业能力和服务意识;

反兴奋剂管理:

  • 商业性体育赛事的反兴奋剂管理是确保比赛公平性和运动员健康的关键组成部分,根据竞赛要求,需严格遵循世界反兴奋剂机构(World Anti-Doping Agency, WADA)的国际标准和规则,赛中的药检,旨在检测和防止违禁物质和方法的使用,测试应遵循随机抽样原则,确保所有运动员都有可能被选中接受测试,同时也需保障测试的严格性、保密性和程序的正当性

上述多维度的竞赛保障措施,目的是为比赛的各个参与主体,包括运动员、竞赛队伍、裁判、教练员以及其他赛事工作人员提供稳定、安全的竞技环境与服务支持,以使商业性体育赛事能够确保按照既定标准平稳运行。

7.管理记分系统和结果公布

在商业性体育赛事的举行过程中,管理记分系统和结果公布是确保比赛公正性和透明度的关键组成部分。

这一系统的设计、实施以及结果公布,都必须经过标准化的流程,唯一目的就是为所有利益相关方提供准确无误的数据和信息

为确保比赛过程中记分系统的及时性和准确性,确保结果的精细化和公正性,赛事组织者对商业性体育赛事管理记分系统和结果公布的注意点应该包括:

管理记分系统的设计和实施:

  • 管理记分系统的设计必须考虑科技的先进性和操作的简便性,保障数据的精确录入、处理和存储,系统通常整合了自动化的计分设备和手动操作,以应对各类体育项目的特定需求,实施过程中,系统操作人员需接受专业培训,确保他们熟知操作流程和紧急情况下的处理备案

数据准确性与完整性:

  • 管理记分系统必须保证信息的准确性和完整性,所有的得分、时间、对应运动员或队伍、比赛结果数据都应通过多重验证程序,如同步备份记录和跨平台数据对比,确保信息的一致性;

实时性:

  • 竞赛活动中,记分系统能够实时地跟踪和记录比赛进展,如运动员的表现、得分变化和排名结果等,这要求系统在处理巨大的数据流量时,更具备高准确度和低延迟的特性

结果公布和信息传播:

  • 结果公布是赛事管理中的关键环节,它不仅包括在体育场馆内对现场观众进行实时通报,也包括通过电视转播、社交媒体和官方网站等多渠道向公众广泛宣布,结果的公布应当做到及时、准确,防止产生误解或混淆;

安全性与保密性:

  • 在记分和结果公布的过程中,必须依循严格的安全和保密协议,以防止数据泄露或未授权的访问,赛事的管理者需确保所有相关的数据传输过程加密,并且只有授权人员才能访问系统后台。

实施严格的管理记分系统和结果公布流程,能够使商业性体育赛事的组织者向公众提供可靠和权威的赛事成果,进而维护比赛的品牌形象,增强市场的信任度。

8.颁奖仪式

商业性体育赛事的颁奖仪式是一种符号化的仪式活动,组织盛大的颁奖仪式,为获胜者颁发奖品、奖牌、奖杯等,其目的在于表彰运动员的竞技成就,同时强化赛事的品牌价值。

作为赛事中的重要环节,颁奖仪式的设计与实施,需要一系列规范性原则的指导,赛事组织者对商业性体育赛事颁奖仪式安排的注意点应该包括:

仪式规划与设计:

  • 颁奖仪式的规划需要精心设计,以确保仪式能够体现出赛事的核心价值观和主题,这通常涉及仪式的结构、顺序、时长以及视觉和听觉元素的整合,旨在创造一种庆典性的气氛,同时也应考虑广播、电视的传播需求;

品牌与文化融合:

  • 商业性体育赛事的颁奖仪式经常将商业品牌元素与当地文化结合起来,以此传达赛事的特色并提升品牌形象,这种融合需谨慎平衡,以保持比赛的仪式感和品牌价值的传递之间的平衡;

荣誉的传递和表达:

  • 奖牌、奖杯或其他奖品的设计代表了对运动员成就的认可,该设计不仅要体现出艺术价值和审美意义,还应当考虑到其象征意义,以及赞助商的曝光需要

礼仪的执行:

  • 颁奖仪式中的礼仪至关重要,可以提升仪式的庄严感,包括了对颁奖嘉宾的选取、排练和执行过程的指导、以及如何巧妙地展现颁奖特色亮点;

安全与顺畅的流程管理:

  • 颁奖仪式需要细心规划以确保流程的顺利进行且无安全隐患,这要求对参与颁奖的官员、运动员以及工作人员进行周密的协调和统筹;

观众参与与媒体传播:

  • 颁奖仪式设计需考虑观众的体验,同时考虑媒体的传播效果,为此赛事组织者常通过增设互动环节或利用多媒体技术,提升现场和屏幕前观众的参与感。

综上所述,商业性体育赛事的颁奖仪式可以理解为一次小型庆典活动,旨在肯定运动员的努力与成绩,弘扬体育精神,并推进赛事和赞助商的品牌影响力,这需要赛事组织者通过细致的规划和严丝合缝的执行力来实现。

9.现场观众安全管理

商业性体育赛事中的现场观众安全管理,大目标只有一个,那就是确保所有到场观众能在一个安全的环境中平稳观看比赛

现场观众安全管理是评估和减轻潜在风险的系统性策略,旨在预测、防止、响应、应对可能威胁观众安全的各种风险和紧急情况。赛事组织者对商业性体育赛事现场观众安全管理的注意点应该包括:

风险评估:

  • 观众安全管理以一系列详尽的风险评估作为先决条件,旨在辨识所有潜在的安全问题与风险,评估内容需要包括比赛场馆的结构安全性人群管理策略紧急疏散的设计医疗急救准备等方面;

战略性规划:

  • 基于风险评估,赛事组织者需要制定全面的安全管理计划,其中包括对应不同风险水平的预防措施和应急方案,规划至少应涵盖可能的各项风险和潜在的危机情况,包括恶劣天气、火灾、恐怖袭击或其他形式的紧急事态;

现场人群控制和管理:

  • 有效的人群控制必须依赖于精心设计的人流动线适宜的引导标识、以及专业训练有素的安全人员和志愿者,这一方面的管理也包括对购票、入场和违规行为的预判、预防与应对;

安全演练和培训:

  • 安全管理人员和志愿者应定期接受相关的培训和演练,以确保他们能在真实的紧急情况中迅速准确地执行预定的安全程序和应急措施;

物理安全防护:

  • 物理安全防护措施包含围栏、安检设施、闭路电视监控系统、验票验证设备和其他相应的硬件设施,以降低现场观众可能遭遇到的安全威胁;

医疗支持和急救准备:

  • 现场医疗支持系统是观众安全管理不可或缺的一部分,其中包含
    • 紧急医疗服务人员的驻场
    • 救护车的待命以及
    • 急救医院可能的绿色通道设置;

法律和法规遵守:

  • 确保所有的安全措施和维护活动,均符合相关的法律法规和标准是安全管理的重要部分,这包括赛事组织者对当地、国家和国际安全规定的了解和遵守;

安全通讯与信息广播:

  • 在紧急情况下,能够提供清晰及时的通讯和信息广播对于维持秩序和安全至关重要,这涉及预期情形的预先准备,以及危机情境下的实时反应。

在现场观众安全管理注意点之外,还需根据比赛场地的实际情况设置安全通道、演练疏散预案、调整安防设备敏感度、增减现场安保人员点位等,赛事组织者需要根据赛事激烈程度和出票率,对内进行动态管理,加强内部沟通,对外保持与观众的信息互换和交流。

10.现场配套服务

在商业性体育赛事中,从现场餐饮、保洁、客服、问询、志愿者服务,到额外娱乐活动等服务的体现,配套服务的充足与高效,对于赛事的整体质量和参与者的满意度有着重要的影响。

对这些服务进行细致的规划、管理和质量控制,已成为赛事组织者提升赛事品质所不可或缺的常规动作,赛事组织者对商业性体育赛事现场配套服务的注意点应该包括:

配套餐饮服务的综合考量:

  • 商业性体育赛事现场餐饮服务,需要考虑到不同文化背景和饮食偏好的多样性,确保食品质量安全和多样化选择的供应,以满足不同需求,同时优化订单流程和配送系统,确保高峰时顾客等待时间的最小化;

保洁服务:

  • 保洁服务从面上来看,就是负责维持赛事环境的整洁与卫生,保持公共区域和观众看台的干净整洁,但从实际工作来看,还包括垃圾分类、恶劣天气应对、比赛区清洁相应等商业性体育赛事特有的保洁需求,同时还要培训保洁团队迅速响应呕吐及其它可能的清洁危机

持续性服务保障和提升:

  • 对于赛事组织者来说,现场配套服务的底层逻辑,其实在于筛选可靠的供应商伙伴,建立长期合作关系,以确保产品和服务质量的稳定性,同时针对服务人员实施系统性的客户服务和卫生安全培训,提升专业素养,确保服务配套遵守当地的法规要求,进而在硬件和软件可控基础上,不断增加服务内容,如现场乐队、互动体验、赛中赛(业余赛)等加分内容。

商业性体育赛事的现场配套服务,需要有“地板”,但是没有“天花板”,首先要从满足参与者的基本需求出发,再到服务配套的优化和提升,当然这不仅需要系统化的规划与执行,而且还应充分考虑观众对优质体育赛事的体验预期。

11.特殊人群管理

在商业性体育赛事中,对贵宾、官员、明星运动员、授权方、残障人士等特殊群体的管理是一个涉及细致策划和严格执行的复杂过程。这一过程需要提供专门的管理和服务,确保他们的安全与舒适,同时需要确保这些群体获得应有的尊重、欢迎和保安措施。

针对特殊人群的管理不仅显现了赛事的专业性和高效运作能力,而且还可以进一步加强赛事组织者与这些重要个体和团体之间的关系,赛事组织者对商业性体育赛事特殊人群管理的注意点应该包括:

权益规划与界定:

  • 赛事管理者必须对VIP贵宾、官员、明星运动员和授权方享有的特权和服务进行明确的规划与界定,这包括了专门的接待流程优质的座椅安排专用的通道等,确保这些权益与服务符合他们的身份地位,同时也要使这些权益得到合理的限制,以维护整体的公正和效率;

安全与保护措施:

  • 特殊人群的安全管理方面,赛事组织者需要提供额外的保安服务和个性化的安全措施,在处理高知名度个体时,这可能包括私人保镖、紧密的安全检查和严密的人身保护;

专用设施与服务:

  • 为了实现对这些特殊人群的有效管理,赛事组织者通常需要提供独立的休息室、贵宾区域、高级接待设施等服务环境,同时配备专业人员,例如礼宾服务和私人服务人员,同时对于残障人士,也因充分考虑无障碍通道和特定观赛区域,并明确制定陪同原则,以便现场工作人员可以应对操作;

身份验证与凭证发放:

  • 避免未授权的个体进入特殊人群区域,必须实行严格的身份验证和凭证发放系统,此类系统要求运用高级别的认证技术,如RFID芯片或其他形式的高级认证方法;

交通和接送协调:

  • 为这些特殊人群提供专车服务和其他交通安排,以保障他们能够安全、便捷地抵达赛事现场和其他相关活动场所,这通常还需要与当地交通管理机构、比赛场馆的合作,过程中尽可能确保交通顺畅,同时选择适当的车辆;

社交活动与网络构建:

  • 贵宾和官员的管理不仅限于赛事现场,还应考虑安排额外的社交活动,以便为赛事推广扩大人脉,觅寻商务交流的机会。

商业性体育赛事的成功,一定程度上与贵宾、官员和授权方的认可息息相关,赛事结束后,赛事组织者也应主动征集特殊人群的意见反馈,以评估服务水平,并在未来赛事中不断提升服务质量。

三、赛后

1.赛后发布会

在商业性体育赛事的管理和运作体系中,赛后发布会是一个重要环节,发布会一般会邀请媒体参赛者教练一同参与,分享比赛的结果、感受和总结,为组织者、参与者和媒体之间提供了一个沟通和分享的平台

赛后发布会在学术及实务领域通常被认为是赛事公关战略的一部分,并作为信息披露过程中的关键节点,赛事组织者对商业性体育赛事赛后发布会的注意点应该包括:

理解赛后发布会的意义:

  • 赛后发布会的主要目的是传达赛事结果信息、提供交流渠道和展示赛事品牌,同时它也是处理媒体疑问、说明赛事相关事宜和解决可能争议的重要场合,通过赛后发布会这一正式渠道,赛事组织者可控制信息的分发节奏和导向,并以此来塑造赛事的完整性

目标受众与信息传递:

  • 赛后发布会的目标受众不但包括新闻媒体、参赛团队、教练团队和观众,还包括赞助企业、体育行业从业人员以及其他利益相关者,发布会上提供的信息需考虑到所有受众的需求和兴趣点,以期达到有效沟通,还可以借助发言人,通过预先编写好的声明或统发稿件,来概述比赛的高光时刻、评价运动员表现,以及巧妙呈现对各方的感谢

管理与组织:

  • 有效的赛后发布会需要精心策划,确保所有的后勤支持和技术设备运作正常,赛事组织者应当选择适当的时间和场所,使媒体有充足时间的准备时间到达发布会场,并确保会场设施能满足新闻发布的需要,通常发布会应该提前制定详细的流程,包括发言人名单、发言顺序和提问互动环节的时间控制等;

问答环节:

  • 赛后发布会上通常需要包括一个问答环节,允许媒体代表就赛事的各个方面提出问题,此部分对于增加赛事透明度和公众信任至关重要,组织者和参与者也可以通过回答问题,展现对赛事所有关联方的关切、尊重和理解;

媒体战略与公共关系:

  • 对于媒体战略和公共关系管理,赛后发布会提供了一个机会,来强化组织者与公众之间的联系,发布会可以作为一个工具,来进一步重申和维护赛事的品牌形象,并处理前期可能已经发生的危机情况,对外强化赛事的人性化及正面影响力。

赛后发布会在商业性体育赛事中扮演的是一个多维度的角色,既要照顾到即时信息披露的需求,又要维护赛事的长期公共关系和品牌声誉,对于这一环节的专业管理和优化,对提升赛事整体价值和持续吸引利益相关方参与,有着积极的意义。

2.统计和报告结果

赛后对赛事的各项数据进行统计和分析,生成详细的报告,总结赛事的运行状况和成果,其中包括参赛队伍的表现观众的参与和反馈财务收支等方面的数据统计,可以为赛事的持续发展和良性改进提供重要依据。

通过对不同数据的收集、统计和解析,赛事组织者、参与者、赞助商及其他利益相关者,可以进一步直观了解赛事的运行表现及其市场效应,从而为未来决策提供数据支撑。赛事组织者对商业性体育赛事赛后统计和报告结果的注意点应该包括:

数据的涵盖及来源:

  • 赛后数据统计工作涉及赛事期间的全方位量化数据收集,包括但不限于
    • 比赛成绩
    • 运动员表现
    • 观众人数和构成
    • 媒体曝光率
    • 门票销售
    • 商品销售
    • 在线互动指标等

专业的数据分析团队负责确保数据的准确收集和实时记录,采用科学的方法和技术工具,来处理和存储数据;

结果的整合与分析:

  • 收集到的数据需要经过整合与分析,以识别关键性能指标的绝对值、整体趋势、消费者行为反馈以及其他与赛事相关的数据模型,分析包括
    • 对比历史数据
    • 竞争对手的赛事影响力
    • 市场规模,以及尽可能从多角度解译数据所揭示的策略性见解;

结果的编制:

  • 赛后数据统计和分析的成果需要转化为详细的报告,包括
    • 执行概览
    • 财务报告
    • 市场分析报告
    • 媒体分析报告及
    • 观众满意度调查结果等

这些报告不仅呈现了赛事的定量成果,也提供了对赛事执行质量的定性评价;

透明度与责任感:

  • 在公布统计结果和报告时,透明度和责任感是至关重要的,在遵守数据保护法规和隐私政策的前提下,组织者应保证结果的公正、客观,并可供所有利益相关者审查数据来源和样本量;

结果的应用:

  • 赛后统计和报告的重要性还在于其对未来赛事计划的实质性影响,赛事组织者可以利用这些结果进行赛事现有定位的优劣势分析、机会识别、挑战评估,以及资源分配优化,对实现赛事持续改进、提升赛事价值及增强参与者体验起到积极的推动作用。

商业性体育赛事赛后的统计与报告,不仅可以使赛事组织者对评估当前赛事的效果,有了客观数据的支撑,更为未来赛事的策略布局和精细化操作提供决策基础。

3.赛后宣传

鉴于绝大多数商业性体育赛事都有周期性举办的特点,因此我们可以将赛后宣传理解为一个复杂的战略延伸过程,旨在通过多元化的渠道进一步传播赛事信息增强品牌影响力巩固观众忠诚度扩大市场份额

赛后宣传可以通过各种媒体渠道,持续分享比赛的精彩瞬间、优秀选手的故事、赛事的特色,甚至是同类型其他比赛与自身商业赛事的关联性,利用社交媒体、电视录播、新闻稿等方式,提高赛事的知名度和影响力。

赛事组织者对商业性体育赛事赛后宣传的注意点应该包括:

宣传目标:

  • 通过纪念赛事的重要时刻,总结并分享精彩瞬间,鼓励媒体、参与者、粉丝之间的互动,
    • 一方面维持商业赛事的热度和关注度,做大长尾,
    • 另一方面也是进一步维系方方面面合作伙伴及赞助商的合作关系,突出他们在赛事中的角色,来提升赛事的品牌价值;

宣传策略细化:

  • 为了达成赛后宣传目标,赛事组织者通常会设计一套全面的策略,利用不同的媒体平台,如传统的新闻发布、广播和电视,以及新兴的社交媒体网络、在线视频和微博等,
    • 一方面从不同视角反复强调赛事的突出表现、新纪录、颁奖典礼等高光时刻
    • 另一方面挖掘和放大商业赛事背后的故事,从而实现持续吸引关注,加深情感联结的最终目的;

宣传媒介选择:

  • 赛事组织者需要顺应目标受众的偏好和访问习惯,并充分考虑投入成本,尽可能利用好社交媒体平台和自媒体私域流量,优质的内容的持续性输出和媒体资源的低成本轮动是实施赛后宣传策略的关键;

效果评估:

  • 赛后宣传活动的效果需要通过一系列定量和定性的指标进行评估,这些指标可能包括媒体覆盖范围、广告价值、社交媒体互动数和观众反馈等,赛事组织者还需要关注与宣传活动相关的营销指标,如纪念品的销售情况,注册未来赛事的兴趣度等。

赛后宣传活动的成功,将有助于确保赛事在以年为单位的周期性长时间跨度中的持续关注和参与,为未来赛事的参与者和投资者创造信心,同时通过有效的赛后宣传,组织者可以将其作为一个平台,更大范围地推广运动和健康生活方式,对社会产生积极影响。

4.赛后清理工作

商业性体育赛事圆满结束后,赛事后续的清理工作成为确保场地可持续利用后续活动顺利进行的必要条件,将赛事场地还原到起始状态,并确保租借的设备设施按时归还,从而保持与相关合作伙伴的良好合作关系。

赛事组织者对商业性体育赛事赛后清理工作的注意点应该包括:

场地复原:

  • 场地复原工作包括
    • 对赛事举行地点的彻底清扫与检查
    • 临时结构的拆除
    • 清理座位区
    • 赛场与观众休息区
    • 恢复运动员休息室的原有陈设,

这一过程可能包括去除赛事特定的横幅、旗帜、临时标识、赞助标识以及任何与赛事相关的装饰品等;

设备归还:

  • 根据赛前的物资准备清单,对所有租借的设备,例如计时设备、音响设备、临时座位和电子显示板等,及时归还至相应供应商处,同时在归还过程中,需对设备的状态进行细致的检查,以评估任何可能的损坏或丢失,需要特别注意的是,前期在设备租赁合同中的责任界定,在赛后设备归还阶段极为关键;

垃圾处置:

  • 商业性体育赛事通常会产生大量废弃物,包括食品包装、广告物料、一次性使用品和餐饮湿垃圾等,赛后清理工作很大程度上需要协同场地方,安排合适的服务供应商,将这些垃圾进行分类并运往适当的回收或处理中心,对于具有一定品牌号召力的商业赛事,由于很多赛后垃圾往往会有明显的赛事LOGO或赞助商标识,因此此操作需严格遵循环境保护规定,以避免赛事对环境造成的可能影响被选择性放大;

日程及资源管理:

  • 赛后撤场和清理工作是对资源回收整理的立体化管理,在此项工作中须考虑不同团队的进场时间调度和资源分配问题,组织者需要合理地安排人力、时间和物资,哪些工种可以同时在不同空间工作,哪些工种必须在同一空间分时段进行,合理安排日程和资源,以求高效率完成收尾工作。

在实际操作中,赛事后清理工作通常作为赛事管理的一项标准程序,需要一定的规划与高效执行,它的优良表现,体现了赛事组织者的专业化管理能力和职业精神,同时对于确保场地的持续利用与维持长期合作伙伴关系具有至关重要的影响。

5.人力资源的缩减和清退

体育赛事的周期性特征导致了人力资源配置不可避免的波动性,特别是长周期性的商业性体育赛事圆满结束后,组织机构必将进入到一个人力资源调整的关键阶段。对于赛事工作人员的缩减和清退,既是残酷的,也是绝大多数赛事组织者必须要去实施的一项工作。

商业性体育赛事赛后人力资源的缩减和清退工作,必须在全面的策略规划和关怀管理中进行,以确保在满足组织节约成本和维持核心团队架构的同时,对人力资本的优化和人员福祉做到充分考虑和动态平衡。

赛事组织者对商业性体育赛事赛后人力资源的缩减和清退的注意点应该包括:

人力资源缩编规划:

  • 赛事结束后对人力资源的缩减,通常始于对职能需求的重新评估,赛事组织者必须识别下一阶段所需的关键角色和技能,换句话说,要对核心团队有一个圈定,在缩编计划中,客观预测未来的赛事商业模式和规划,以确定持久所需的人力资源;

缩编实施:

  • 缩编实施涉及合同职员的不再续约、解聘,临时工的遣散,以及可能的自愿离职方案和离职补偿方案等,此过程中务必要遵守劳动法规并尊重员工合同中的条款,采用公平、透明的标准来决定哪些员工将离开,并提供适当的离职补偿;

清退管理:

  • 优良的清退管理策略包括提供职业咨询、心理支持和职业再培训服务,这些措施有助于缓解离职员工的不安情绪,并且帮助他们在离开赛事组织后更好地融入社会和职场,为离职员工提供足够信息和资源,也是赛事组织专业性的体现和标志;

沟通策略:

  • 在缩编的整个过程中,沟通策略发挥着关键作用,明确、具有同情心、高频的沟通有助于降低员工的焦虑,同时传达组织的关怀,有助于保持剩余员工的士气和组织的声誉;

持续人才管理:

  • 商业性体育赛事机构还应关注持续人才发展,使得在赛事周期的每个阶段都能保有合适的人力资源配置,对于保留下来的员工,组织需提供持续的发展机会,并通过激励措施来确保其才能得到充分利用和发挥。

商业性体育赛事后对人力资源进行有效的缩编和清退,是商业性体育赛事管理周期性和项目化特征的副产品和延伸,也是对赛事人力资源管理能力的考验。

策略性的规划和人性化执行过程中,需要充分考虑整体组织的经济效益与员工福祉之间的平衡,做到一方面确保组织的长期发展,另一方面维护好员工的基本权益

6.反馈与评价

商业性体育赛事的赛后反馈和评价机制,旨在全面客观审视并分析整个活动的执行状况、评价前期确定的目标实现程度、执行过程中的运行效率及利益相关方满意度。

通过这一过程,赛事组织者可以识别赛事中的成功要素和改进空间,从而为未来的赛事筹备和管理提供知识和经验。

赛后的反馈与评价工作,可以通过问卷调查反馈表会议讨论等方式,收集参赛队伍、观众和相关合作方的反馈意见。赛事组织者对商业性体育赛事赛后反馈与评价的注意点应该包括:

反馈收集:

  • 赛后反馈一定是来源于参与者,如运动员、教练团队、裁判、观众、志愿者、赞助商、合作伙伴以及政府官员等,可通过问卷调查、面对面访谈、焦点小组讨论、社交媒体监控及邮件反馈等多种形式获得反馈;

评价指标:

  • 评价整个赛事的运行情况,通常需要设定一系列可以衡量的建议性指标,包括
    • 广泛的财务指标(如成本控制、收入和利润率)
    • 服务质量(如观众满意度、参与体验评价)
    • 运营效率(如事件处理、流程效率)
    • 市场影响力(如品牌曝光度、销售转化情况)
    • 社会效益(如对社区的影响、促进地方经济发展)等;

数据分析:

  • 收集到的反馈数据需要通过科学的数据分析方法进行整理和解释,定量数据通常通过统计分析软件进行处理,而定性反馈则需依照内容具体进行分析、归纳和解释,需要特别注意的是,数据分析除了客观定量外,还可以从反馈中识别趋势和偶发的关键事件;

报告编制:

  • 根据数据分析结果,编制详尽的赛后反馈和评价报告,报告应阐明评价范围、方法、数据分析结果、所得结论以及提出的建议,并根据所评估的维度,报告还可分为不同的分册,每部分关注特定的运行领域,如营销效果、竞赛管理、参与者反馈等;

长效改进:

  • 赛后评价不仅是对过去的一种回顾,更是对未来改进的起点,基于反馈和评价的结果,组织者应结合赛事战略目标和实际运营绩效,提出有力的改进措施,制定未来的实施计划,以确保连续质量改进和学习提升的正循环。

商业性体育赛事赛后的反馈和评价是一个多层面、多维度的综合调研过程,赛事组织者需要而且应该在赛后,依旧保持谦卑的态度和求知的欲望,通过反馈和评价,进而优化未来赛事的策略规划、运营执行、持续提升利益相关方的整体满意度。

7.整理归档

商业性体育赛事落幕后的整理与归档工作是赛事管理的收尾环节,涵盖了对赛事活动文档、数据和媒体资料的系统收集、分类、处理和存储。

该过程以主动的方式保障了赛事重要信息的保存,为未来赛事的筹划提供了基准数据和历史参考,同时确保了合规性和信息的传承。赛事组织者对商业性体育赛事赛后整理归档的注意点应该包括:

认清归档目的:

  • 归档的主要目的是为了确保信息的长期和妥善保存,使组织者能够在需要时迅速访问这些信息,对于可能的法律诉讼、审计、历史研究或战略分析都具有不可或缺的意义,同时它还有利于提高透明度,增强公众对赛事管理的信任;

文档管理:

  • 在这个环节中,所有与赛事相关的文档都需被整理和归档,包括合同文书、财务记录、参与者名单、官方成绩、媒体发布材料、营销计划、会议纪要,甚至与赞助商和供应商之间的通讯记录,每项文档都需按照既定的分类体系和命名规则进行整理,以便于未来的查阅与使用;

数据保存:

  • 数据保存涉及将比赛统计、观众数据、票务销售、网站流量及社交媒体活动中产生的数据进行保存,这些信息经过加密保存后,将成为评估赛事影响力和观众行为的宝贵资料;

媒体资料整理:

  • 赛事的视听资料,如比赛录像、摄影作品、新闻报道和访谈等都需归档,这不仅保存了赛事的视觉和听觉记录,也进一步维护和框定了版权和知识产权边际,赛事组织者需确保这些资料按照版权法和知识产权协议得到正确处理;

数字归档:

  • 在数字化时代,重要信息和文档的数字备份已变得越来越重要,所有纸质文档的电子副本都应创建并保存在安全的数字存储系统中,同时数字归档还需考虑数据的兼容性和未来系统的可访问性;

访问控制与安全性:

  • 为防止未授权的访问,赛事组织者应设立访问控制制度,确保所有敏感信息和文档的安全性,防止数据泄露或盗取;

监管遵从性:

  • 商业性体育赛事的归档工作还应符合国家或国际规定,尤其是在财务报表、参与者隐私和数据保护等方面,对于国际赛事,归档工作还需要应对多个法域的要求。

整理与归档在赛事结束后的重要性不容忽视,不仅对保持组织的内部效率起着重要作用,也是对历史和法律责任的尊重。总体而言,商业性体育赛事的整理与归档是一个综合性的信息管理活动,需要通过标准化的流程和严谨的态度来确保其准确性。

8.计划下一次赛事

商业性体育赛事完成之后,对于下一次赛事的计划,既是本次赛事的最后一环,也是未来新的赛事的第一环,是赛事管理的关键组成部分,其终极目的,还是为了确保赛事活动的持续性、优化执行效率、强化市场定位以及提升参与者体验。

为了下一次赛事活动的顺利进行,赛事组织者对商业性体育赛事赛后计划下一次赛事的注意点应该包括:

评估与策略规划:

  • 组织者首先需要进行彻底的评估及赛事效果审视,这通常包括财务绩效、参与度、媒体覆盖、赞助商满意度以及品牌价值增长等多方面的评估,通过系统的评估可以明确哪些策略有效、那些策略需要调整;

目标设定更新:

  • 赛后计划应以明确的业务目标为导向,这些目标可以是定量的,如提高门票销售额、降低运营成本,也可以是定性的,如增强用户参与、提升赛事品牌形象,但整体目标的起点应该就是上一次比赛的高点;

行动计划与时间线更新:

  • 更新具体的行动计划和时间线,以保证上一次赛事中的每一步弯路,在新的赛事中组织过程中将不再发生,组织者需要进一步明确各部门所负责的任务,并为每项任务分配必要的资源,在时间线上更新任务进度,并确保关键阶段的任务将按时完成;

资源配置更新:

  • 更新下一次赛事的计划要求,对人力、财力和物资进行优化配置,组织者需要根据新的目标和预算,确定各项资源的分配,这可能包括赛事场地调整、营销与宣传活动的提前计划、志愿者招募数量的调整等;

利益相关方的沟通与协调:

  • 利益相关方包括赞助商、运动员、观众、转播商以及新闻媒体等,对他们的期望和需求进行重新管理,尽可能保持赛事的连续性,并探索新的改进机会,如引入新科技、拓展赛事规模或增加观众互动等。

总而言之,商业性体育赛事完成之后计划下一次赛事是一个浴火重新、精益求精的过程,它既是对过去经验的总结和反思,也是对未来发展的规划和探索

同时,这个过程还承载着对赛事组织者自身技能和能力的提升与培养,以及对赛事规模和参与者体验的不断改善和创新的双重责任。只有通过不断迭代和改进,商业性体育赛事才能够实现持续增长,并在竞争激烈的市场中保持竞争力,从而满足不断提升的观众和赞助商的需求。

行文至此,读者可以发现,笔者在论述举办商业性体育赛事注意点的过程中,试图通过赛前、赛中和赛后的时间线,来进行梳理和阐述。当然我们必须认识到,商业性体育赛事管理的复杂性,导致办赛过程中的某些注意点,会因为特定赛事可能的多重变量因素,而要求赛事组织者必须作出因地适宜的战术化妥协。

同时文字可以是一段一段切割开来的,但是具体工作却是连绵一体的,笔者的初衷是希望通过本文,可以向广大商业性体育赛事管理者,在未来办赛过程中提供一些方法论,在PDCA过程中一方面提炼出更多的长板,另一方面以查漏补缺的方式补齐短板,进而实现赛事价值的进一步提升和完善。并祈望能和同行一起探讨和交流赛事举办实操中发现问题和解决问题更优的方法和实践。

通过文字,如果本文确实能为读者提供一些实际的指导价值,那将是对笔者最大的鼓舞,也期待我们所有人,在商业性体育赛事规划和执行过程中,不断开拓新的思路,不断追求卓越和完美,为国内商业性体育赛事的蓬勃发展添砖加瓦。

注:本文所用图片来自Osports全体育

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