研报丨手把手教你“看”场地—体育赛事场地考察注意事项

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以下文章来源于体育大生意 ,作者夏清 黎田 丁圣

文|夏清 黎田 丁圣

体育大生意获授权首发

2014年10月,《关于加快发展体育产业促进体育消费的若干意见》(国发【2014】46号)横空出世,对于常年以来波澜不惊的体育行业来说,如同在平静的湖面上砸下一块巨石,掀起的不仅仅是涟漪。

体育产业总规模超过5万亿的目标、各省市7万亿的任务认领、3亿人上冰雪、5亿体育人口的宏伟蓝图……一下子让体育行业呈现了前所未有的蓬勃景象,大家都似乎已经隐约看到“国内体育产业各环节中百亿、甚至千亿市值的公司的诞生和茁壮成长”。

众所周知,体育产业作为一个大项,其项下可以细分为11大类,分别是:

  • 体育管理活动
  • 体育竞赛表演活动
  • 体育健身休闲活动
  • 体育场馆服务
  • 体育中介服务
  • 体育培训与教育
  • 体育传媒与信息服务
  • 其他体育相关服务
  • 体育用品及相关产品制造
  • 体育用品及相关产品销售、贸易代理与出租
  • 体育场地设施建设

其中第2类体育竞赛表演活动,特指体育竞赛表演组织者为满足消费者对运动竞技观赏的需要,向市场提供各类运动竞技表演产品而开展的一系列经济活动。

体育竞赛表演活动是体育产业的重要组成部分,在笔者看来也是体育产业中最耀眼的明珠,其发展对挖掘和释放消费潜力、打造经济增长新动能具有重要意义。

2022年北京冬奥会云顶滑雪公园

根据《国务院办公厅关于加快发展体育竞赛表演产业的指导意见》(国办发【2018】121号),到2025年

  • 体育竞赛表演产业总规模要达到2万亿元,基本形成产品丰富、结构合理、基础扎实、发展均衡的体育竞赛表演产业体系
  • 形成100项具有较大知名度的体育精品赛事
  • 打造100个具有自主知识产权的体育竞赛表演品牌
  • 培育一批具有较强市场竞争力的体育竞赛表演企业

体育竞赛表演产业成为推动经济社会持续发展的重要力量。

体育竞赛表演产业囊括:职业联赛综合性体育赛事单项体育赛事等,其根本运营出发点始终要围绕着——如何满足消费者对运动竞技观赏的需要而全方位展开。

纵然体育竞赛表演产业背后凝聚着无数环节的海量付出,但回归到每一场特定的“精彩圆满成功”赛事,都需要找到一个契合的场地(或场馆,下同)作为其落地载体,最终实现体育赛事在全感官上的呈现。

精彩而易逝的“现”,必须黏附于人群大量聚集的“场”中,才能真正形成让人激情澎湃、终生难忘的体育赛事“现场”。

但现实情况是,体育竞赛表演产业由于授权、转播、宣传、售票、竞赛组织、赞助、申报等环节,对赛事组织方和承办者有限精力的大量占用,多数时候场地考察被倒逼为最“偷工减料”的业务环节。

在赛事项目运营推进过程中,这一环往往被经验主义、惯性思维所蒙蔽,导致一些明明有机会在前期避免,或者有时间消化的问题,直到赛事报批过程中,更有甚者直到赛事进场布置阶段,乃至赛事举办过程中才集中爆发出来。

辽宁体育馆

诚然举办体育赛事租借场地,主办方和场地双方大概率是建立在合同约定基础上,但不可否认的是,合同并不是万宝全书,再细致完备的合同也无法做到对现场问题的全覆盖和全预估,再加上双方经验和信息的不对称场地和场地之间的SOP不一致,进一步产生“怎么你们场地还有这样的规定?”“怎么你做了这么多年赛事,这样的规定都不知道?”等不愉快的“甩锅式问答句”。

那么产生的认知偏差和“甩锅”真的是不可避免的吗?很多问题实际上是可以在场地考察阶段就能说清楚、说明白,或者换句话说,很多问题必须在场地考察阶段就问清楚,绝不能想当然,更不能含糊。

而且在笔者的从业经历中,有一个事实是肯定的,作为体育赛事主办方其实可以接受场地方Say No,但是这个No需要两个前提条件,一是“提前说”,二是“公平说”。

合情合理的Say No,提前在场地考察阶段问清楚、说清楚,有助于体育赛事方案、预算的制定和细化,也有助于赛事主办方尽早准备相应的替代方案或者解决办法

言归正传,接下来笔者就跟大家一同看一看,体育赛事场地考察究竟需要注意什么。

一、

场地考察起点

虽然如今已经是信息化时代,但是体育赛事场地考察一定仍旧需要实实在在的现场查勘,当然笔者认为,考察起点应该在赛事主办方踏入场地那一刻前就已经开始。

首先赛事主办方

  • 应该通过网络地图,了解到相应场地在城市中的地理位置、交通线路(特别是最近的地铁站点、地铁的营运结束时间
  • 通过票务平台了解近2年该场地举办的其他赛事活动信息
  • 通过微信公众号、微博、抖音、小红书等平台,了解场地的活跃程度

获知多方视角下的场地情况。

在完成上述背景资料的收集后,就可以

  • 通过官网信息、微信公众号、微博、114号码台、朋友介绍等渠道,获取场地业务负责人的联系方式
  • 并建立初步的联系
  • 该联系过程中,还应尽可能在场地考察前获取场地简介、场租报价单、隶属单位等信息

上述这些工作实际也是场地考察的一部分,网络搜索信息获取越便利、越齐备,说明场地运营越成熟、工作人员越市场化、职业化。

同时场地的最初设计建造规划和硬件条件是否和筹办的体育赛事相符合,场地的热度是否能给赛事项目的后续宣传和售票加分,都是需要前期综合考虑的,毕竟大家做赛事都不是闹着玩的,都需要追求社会效益和经济效益双丰收。

我们试想一下,一个场地如果连专业的赛事主办方,通过当今这么发达的网络都无法找到场地的相关信息,请问普通客人又怎么可能在未来达成冲动消费、赞助商又怎么可能拨出预算。

当然需要补充一句的是,从竞赛保障角度来说,场地如果近期举办过同类型的更高级别的单项体育赛事,那么恭喜你,未来赛事现场规划和竞赛保障部分,大概率不会有棘手的硬件障碍了,甚至场地库房里可能还会有很多高质量、市面上少见的专业竞赛器械等着你去发现。

二、

看图说话

体育赛事主办方在对场地硬件、场租、市场前景都完成初步调研,并都可接受的基础上,就可以与场地业务人员正式约实地场地考察了。

很重要的一点是,在邀约的时候务必让场地方准备:

  • 一套场地的平面图
  • 一套看台全开的票版布置图(需要含带推荐的同类型或类似赛事平面布置图)
  • 如果是大型综合性室内或者室外场馆,还需要场馆方准备好一套各个楼层的平面图、吊点图,以及可能的剖面图

并尽可能向场地方拷贝整套上述图纸的CAD原件,因为有了CAD图就可以省去很多今后现场反复测量的烦恼,而且CAD图在精确度和完整性上有较高的保障,被故意隐藏和删减功能区的可能性也极低。

老话说得好:“磨刀不误砍柴工”。

到达场地后,第一时间与场地工作人员“看图说话”

场地平面图

对应场地平面图可以先了解:

  • 运动员入口、媒体入口、普通观众主入口(有些大型综合性场馆,观众也可能按楼层,从不同入口进入,更加需要详细了解清楚)、VIP入口、工作人员入口
  • 运动员休息室、淋浴房、裁判员休息室、媒体中心、新闻发布厅、VIP休息室、可能的热身场地、兴奋剂检测房间
  • 运动员车辆入口、客人车辆入口、工作人员车辆入口
  • VIP停车场、普通客人停车场、装卸车辆停车场

相信了解清楚上述问题后,对整个场地的整体结构和功能区设计已经有了一个框架概念了。

这时一定要追加一组问题:

  • 各个通道和区域,怎样分别对应到票和证件,特别是车证和人证

-谁设计、谁审核、谁发放

-常规总数多少,主办方能分到多少

    当然最后还可以顺便问一下,一般赛事现场公安指挥点具体位置在哪里。

    湖州南太湖湿地奥体公园主体育场平面图

    票版布置图(含赛事平面布置图)

    对着票版布置图,

    • 先了解竞赛区可用空间面积究竟有多大
    • 其次是赛事记录台位置、教练席位置、替补席位置、媒体席位置、摄像机位、控台位置等
    • 内场场边席数量、看台座位数量、常规可以销售的座位数量

    进而还需要问清楚

    • 记录台、替补席、内场场边席在内的所有的临时座位

    -由谁来提供

    -有没有增加费用

      • 场地方是否可以提供竞赛区内的设备设施

      -是否可以满足到拟办竞赛标准和要求

      -有没有增加费用

      • 内场通道距离有没有明确的要求
      • 需要预留的场地赠票数量及位置、其他相关政府指导部门需要预留的赠票及可能的防涨票数量、安保定位票位置
      • 场地其他没有体现在票版图里的座位,如主席台、包厢等

      -涉及的座位数量是多少

      -主办方可以分到多少

      • 场地对票务系统有没有什么限制和指定

      以上信息了解清楚后,一定要多问一句:“

      • 这些预留票、赠票有可谈空间和弹性吗?
      • 预留票和赠票的印发是必须通过主办方的认可吧?
      • 时间点是主办方控制的吧?
      • 可以写进合同吗?”
      河北华夏幸福足球俱乐部主场票版

      吊点图和可能的剖面图

      由于现在的体育赛事,一般都有开场仪式、中场秀、颁奖仪式等“体育+”要求,因此除了竞赛部分以外,对场地的空中吊点承重多多少少有一定的需求。

      可以先对照场地吊点图和剖面图去了解:

      • 场馆高度多少
      • 空中部分总承重量
      • 吊点是否均匀分布
      • 吊点是否有配套的马道
      • 场馆是否有母架
      • 做吊点需要做哪些保护
      • 是否有高空作业的特殊要求
      • 设计吊点的时候有多少场馆设备设施(视频吊舱、赛事音响等)需要避开
      • 场馆在吊点和承重方面的审核方式和规范
      • 有什么时间节点要求等

      体育赛事比起演唱会、产品发布会的规模来说,空中设备的总重量整体是可控的,但问清楚场地的吊装要求也是非常必须的,而且吊装这块与安全生产挂钩,绝对不容忽视,在询问的时候还可以多问一个问题:

      • “熟悉场地吊点系统的公司有哪几家?”
      南昌国际体育中心

      三、

      走起来

      完成上述“看图说话”的沟通后,相信赛事主办方对场地已经有一个比较感性的认识了,接着就可以拿起笔和场地图,穿上一双合脚的鞋,认认真真的“走起来”了。

      运动员(队伍)动线

      既然是体育赛事,那运动员(队伍)的动线肯定是最重要的,特别是对抗性比赛,那就更要认真细致地去现场实地考察。

      首先运动员动线的落车点(上车点)

      • 应该在极端接近场馆安保布控(至少是第二层安保布控线内)的空间或通道的尽头
      • 进入到建筑体内步行不应该超过20步
      • 而且这20步的距离,可以方便形成与可能出现的粉丝、记者、其他工作人员之间的物理隔断

      硬件条件允许的情况下,落车点(上车点)

      • 可以有两个驶入公共市政道路的路线可供选择
      • 以求在可能的粉丝围堵情况下,方便选择备用路线迅速撤离场地

      进入到建筑体内后,步行到运动员休息室的路线也应该尽可能私密且紧凑,特别是对抗性比赛,主客场运动员(队伍)从各自休息室到赛场的通道应严格分离,理论上双方的动线不会交叉,没有任何在赛场以外的碰面机会。

      工作人员动线

      一场体育赛事的工作人员,至少囊括了主办方、裁判、搭建人员、急救、现场应急保驾等工作人员,他们的动线既要与运动员(队伍)动线有一定的区别,同时应该尽可能减少其与普通观众动线的重叠

      一般工作人员的动线考察,可以先从搭建工作入手,即从场地装卸区域后台功能房间区域走起,过程中需要了解:

      • 场地所在的城市区域,有没有卡车禁行的时间限制
      • 场地有无独立的装卸区域或平台

      -装卸区域面积有多大

      -可以停靠多少辆、多少尺的集装箱卡车

      • 通道的最窄和最矮点位在哪里

      -分别是多少米

      -能堆放航空箱或集装箱的面积有多大

      • 场地用于装卸施工使用的货梯

      -有多大

      -最大承载量是多少

      -标准操作时间是几点到几点

      • 场地主要电源

      -有几个

      -分别在哪里

      -电源容量是多少

      • 如果主办方自备发电车停靠位置在哪里
      • 后台和搭建区域需要做哪些地面保护措施
      • 场地是否有针对草坪、制冰设备等特殊设备的保护措施
      • 场地是否有现成的线槽

      -如果没有线槽,所有走线的要求是怎样的

      • 搭建区域的地面承重是多少

      -是否可以直接上卡车或叉车

      -场地地面区域是否因为有特殊的设备设施,导致部分区域不受力

      • 场地是否有约定俗成的的摄像机位和媒体导播位置

      -如果占用座位(最佳解决方案是从票版中直接锁定或扣除),常规要预留多少张占位票

      -并记录下占位票的计划区域甚至是座位号

      • 竞赛区消防灭火装备是否还需要主办方添加
      • 搭建施工是否是24小时的

      -是否有额外的加班费产生

      -如果有标准施工操作时间段,规定是怎样的

      看完搭建部分,可以开始看后台功能房间部分。需要了解的有:

      • 后台运动员休息室和功能房间

      -有多少

      -分别多大

      -有几间是带卫生间的

      -平时相同类型赛事的运动员

      —一般使用哪几间房间

      —分布在什么区域

      —走到竞赛区的动线是如何设计的

      • 后台区域是否和公众区域或普通观众有实体墙隔断

      -还是通过栅栏或临时铁马进行隔断

      • 后台可以提供哪些现有家具

      -是否有现成的队医专用按摩床

      • 后台房间的网络解决方案是怎样的
      • 房间是否可以进行再布置
      • 工作人员及运动员用餐方案

      -如何解决

      -是否有独立的空间可以支持后台自助餐

      -是否每间房间都能使用餐饮

      -后台是否有专用厨房

      • 后台是否有足够的淋浴房间和淋浴设备

      热水供应是否有任何限制

      -后台房间对大功率电吹风、烧水壶、电熨斗、电磁炉有什么限制和要求

      上述这些问题,你问的越清楚,在向运动员(队伍)或者经纪公司沟通的时候就越有底气,记住笔者之前提到的,大家都能接受“提前”且“公平”的Say No。

      大型文化体育场馆大数据应用

      观众动线

      搭建和后台区域的工作人员动线走完后,就需要重新从场地外围开始,走一遍普通观众的动线,过程中需要向场地业务人员了解的第一组问题就是:

      • 场地有没有现成的票房或者票务中心

      -如果没有,主办方或者票务公司是否可以搭建帐篷或者开一辆中巴车作为票务销售点

      -允许设置的位置建议在哪里

      -离观众出入口有多少距离

      • 观众可以在开赛前多少时间进场
      • 场地有没有在公众责任险方面的要求
      • 观众出入口的安检设备和检票设备是怎么安排的

      -是公安指定的,还是场地指定的,还是主办方可自行选择

      -费用大概多少

      • 是否能提供之前其他类似赛事的现场常规安保点位图
      • 活动日大概需要配多少安保

      -时间跨度是多少

      -费用是多少

      • 活动日现场

      -会来多少公安及消防人员保驾

      -需要做什么相应的准备(如准备快餐、饮用水等)

      • 警力、警车、消防车、救护车出警费是多少

      这一串一定要问清楚,而且可以具体问一下

      • 各项工作的对接负责人分别是谁
      • 有没有指定或者推荐的服务供应商

      在观众动线上,后续就需要进一步了解:

      • 场地是否有足够的洗手间

      -如果安排临时移动洗手间,预留的位置在哪里

      -费用是多少

      • 平时活动日网络信号或者5G、4G信号如何

      -是否还需要安排应急通讯车

      • 观众的餐饮服务是如何解决的
      • 特许商品售卖是否有固定的模式
      • 离场地最近的地铁站

      -在哪个方向

      -距离多远

      • 场地的配套或者周边停车场

      -在哪里

      -有多少车位

      这些信息看上去与体育赛事运营没有实质性的关联,但是在现今的网络社会,都将是赛事主办方与粉丝们在线上互动的贴心好话题,对增加客户黏度、提高赛事美誉度都有很大的帮助。

      媒体动线

      一场体育赛事,大概率与现场录播强相关,赛事级别越高,现场录制和播出要求也越高,场地考察一定要考虑到现场录播问题,以及相关联的现场记者、媒体的细节安排问题。

      • 场馆是否有转播机房、是否有现成的导播间
      • 对活动现场的摄像机位、摇臂、飞猫是否有特殊的规定和限制
      • 场地是否有停靠转播车、卫星车的专用停车位置
      • 场地是否有足够的网络带宽支持网络直播
      • 场地是否有独立的新闻媒体中心和新闻发布室,以供媒体群访或新闻发布会
      大型文化体育场馆临时舞台示例

      VIP动线

      考察场地时还需务实地看一下场馆可以提供到的贵宾休息室,同时要了解,

      • 贵宾休息室配套的停车场(位)
      • 以及由场馆外围到达贵宾休息室和由贵宾休息室到达观演区域的车辆和步行动线,实实在在地走一次,感受一下上述动线是否足够私密
      • 贵宾休息室的家具设备是否齐备

      -是否允许主办方进行简单的重新布设等

      问完一定追加问一下,能提供的贵宾休息室

      • 需要什么申请流程
      • 什么费用
      • 是排他使用的,还是必须和场地共享使用的

      赞助商动线

      考察场地最后需要走一遍的就是赞助商动线,其实也可以理解成体育赛事赞助品牌展示区域的考察

      • 首先就是了解赛事赞助落地宣传的区域有哪些
      • 其次了解场地是否有赞助排他规定,可以向场地方索取一份场地现有赞助商名单
      • 最后了解

      -赛事赞助商背板、落地活动等是否还需要支付额外费用

      -如果有赞助商现场落地活动,场地的审核机制是怎样的

      -场地的现有LED、广告灯箱、外立面、走廊、墙体、休息厅、观众席等空间是否可以呈现赞助广告

      说了这么多,最可靠的办法是直接问场地方:“可以参考一下之前最商业化的体育赛事的现场赞助方案吗?”

      • 如果对方很快就能给到你一个之前的案例,那基本可以判断在体育赛事现场赞助落地这问题上,场地基本是“法制”
      • 如果对方根本拿不出任何之前的案例,那场地在赞助这方面应该是“人制”

      这里提个醒,在走动线时最好用手机拍照加视频,一来可以做记录,二来也方便未来跟团队和赞助商分享,有利后续工作推进。

      大型体育场的商业化

      四、

      坐下来

      仔仔细细几圈走完后,相信跟场地业务人员也已经熟了,如果场地硬件上能符合拟办体育赛事的实际需求,那就赶紧和场地业务人员趁热打铁,坐下来好好聊聊下面的细节问题吧。

      合同

      合同是保护双方的最好工具,但是一般场地租赁合同都是用场地方起草的版本,因此作为一个负责的体育赛事主办方多问几个合同的问题总是不错的。

      最先了解的就是场租费究竟覆盖多长时间

      • 支付场租费租借场地实际就是买了场地的一段时间,那么这段时间究竟有多长是必须深究的,最好要精确到小时,在这段时间内
      • 场地的使用是否是24小时的

      -同时场地对比赛时长是否有限制

      -场地是否会有比赛日最晚必须结束的时间限制

      • 框架合同中,是否有赠送的搭建时间

      -如果还想增加搭建时间,是如何沟通和补签协议并付款的

      • 合同款覆盖到什么配套服务
      • 合同整体的付款周期是怎么安排的
      • 合同是否还附带一定的押金要求

      有一点是肯定的,那就是合同中只要是没有提到的服务,那肯定就是要额外付费的了,所以坐下来聊一聊、问一问十分必要。

      附加费用

      收费不可怕,可怕的是乱收费,对一个体育赛事主办方需要确定的成本,是显性成本加隐性成本的总和。

      主办方可以开门见山地问场地业务工作人员,有没有场租以外的附加服务报价单,但是需要提醒的是,即便有附加服务报价单,也千万不要迷信这张表格,因为很有可能需要付给第三方的费用支出没有体现在这张场地提供的附加服务报价单中。

      根据笔者的经验,场租之外需要详细问一下的附加费用可能有:

      • 公共事业方面的现场保障电费
      • 空调电费
      • 空调使用费
      • 场地水费
      • 暖气费
      • 热水锅炉费
      • 赛事器械租借费
      • 音响使用费
      • LED使用费
      • 记分牌使用费
      • 视频吊舱使用费
      • 计时计分系统使用
      • 和保驾费

      其次可能产生额外费用的附属空间有:

      • 后台区域
      • VIP休息区
      • 会议室
      • 媒体室
      • 工作间
      • 淋浴房费
      • 停车位
      • 特许商品点位
      • 赞助商展示位

      再有附加服务方面的费用

      • 工作证制作
      • 现场检票
      • 安保服务
      • 安检服务
      • 保洁服务
      • 网络服务

      最后还有一些特色收费项目

      • 摄影摄像机位费
      • 赛事赞助展位费或分成费
      • 代报批服务费
      • 餐饮费用
      • 特许商品提成等

      作为一个认真负责的体育赛事主办方,场地考察时都需要问问清楚,因为这些合同外的服务内容一般都没有一个参考标准可寻,各个场地间的差异也巨大

      场馆建设预算

      指定供应商

      很多场地在租赁过程中其实有一些指定的服务供应商,很难界定这是好事还是坏事,好处是指定的服务供应商对场地一定非常熟悉,而且对上下游对接的关键人物肯定有一定关系;同时对主办方来说,坏处是服务价格谈判余地肯定很小,甚至根本就是“独一家”,完全是固定价格,问清楚场地业务人员相关的实际情况,对后续事半功倍地推进工作会有一定的帮助。

      那么需要多问一下的是:

      • 场地音响
      • LED
      • 记分牌
      • 计时计分系统
      • 吊点安装
      • 安保
      • 安检
      • 搜爆
      • 保洁
      • 票务
      • 餐饮
      • 公安报批
      • 安全检测
      • 消电检
      • 消防阻燃处理

      是不是都有指定供应商,涉及的费用是多少。

      推荐供应商

      问完指定供应商,一定要顺势问一下场地在其他相关配套服务方面,有没有认可的推荐服务供应商,场地有时因为是“地主”的原因,确实在当地可以拿到很多协议价的服务,如

      • 竞赛设备
      • 竞赛保障
      • 酒店
      • 餐饮
      • 后台家具
      • 交通设备
      • 展台搭建
      • 安保
      • 内通设备
      • 报批等环节

      都可以问一下。

      场地的好伙伴

      如果问完上面所有的问题,场地业务工作人员还是愿意继续跟你聊一会的话,那请记住下面的几个“彩蛋”问题环节。可以轻描淡写地问问场地目前运营合作的

      • 前三甲主办方
      • 前三甲的票务合作
      • 前三甲的竞赛保障
      • 前三甲的安保公司

      场地分别最喜欢跟哪个好伙伴,原因是什么。

      如果主办方是去一个陌生的新城市做体育赛事,对该场地赛事大环境了解的越多,“交学费”的概率就越低。

      场地公司组织架构

      “彩蛋”问题继续,对一个陌生的场地,一定要问一下场地公司组织架构是怎样的

      • 特别是场地的上级单位是哪个
      • 政府主管部门是哪里
      • 谁能在最困难的时候施以援手,以备不时之需

      看完全篇,如果作为体育赛事主办方的你,在考察场地的时候,真的是根据笔者的赘述,“走起来,坐下来”,将上面提到的问题都一一寻求到答案的话,那笔者相信,你已经是一个场地方不容小觑的“赛事主办老司机”了,同时你也一定在后续的赛事场地对接方面信心满满吧。

      最后笔者衷心祝你好运,在成为“国内体育产业中百亿、甚至千亿市值公司”的路上茁壮成长。

      -END-

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