全球跑步大会系列|从芝加哥马拉松经验,看后疫情时代马拉松赛事面临的运营挑战

qin, mingxuan

(全文约5129字, 预计阅读时间16分钟)

2022年12月1-3日,世界田联举办的第二届Global Running Conference(全球跑步大会)在泰国曼谷举办,350多位全球各地代表参加,50多位行业领袖及专家进行了讲演、圆桌讨论等,为跑步及大众参与型运动赛事的后疫情时代“新常态”探寻方向。大会议题包括:

  • 跑步赛事的社会影响
  • 参与型体育旅游的趋势
  • 以赛道设计创造叙事
  • 支持跑步的政策及其对公共健康结果的影响
  • 可持续发展的社会及治理
  • 了解如何通过跑步赛事为参与者和合作伙伴释放更多价值
  • 360度的参赛者体验
  • 后疫情时代的运营挑战等

橙光线将陆续为读者选取精华内容以供大家学习。第一期内容为芝加哥马拉松运营方-芝加哥赛事管理公司首席运营官和赛事执行总监Michael Nishi的主题访谈:《后疫情时代的运营挑战》,主持人是MPW(大众参与世界)创始人Chris Robb。

在本次主题访谈中,Michael介绍了:

  • 如何应对参赛者报名需求的变化?
  • 如何应对志愿者招募的困难?
  • 如何在人力缺乏的情况下满足安全要求?
  • 在政府公共服务方面,可能会面对哪些挑战?

嘉宾介绍

Michael Nishi

芝加哥赛事管理公司首席运营官,美国银行芝加哥马拉松赛事执行总监

Michael作为首席运营官负责督导所有赛事的运营、应急及可持续发展措施规划及实施工作。自1990年以来,Michael与Carey Pinkowski合作,分别担任美国银行芝加哥马拉松赛的总经理和赛事执行总监。凭借其广播而精深的运营知识,Michael在引领芝加哥马拉松从6000人的的地方路跑赛事到成为世界级赛事方面发挥了不可或缺的作用,在2019年有超过45900名马拉松选手完成比赛。

除了在芝加哥马拉松上的工作外,Michael长期致力与推动各种不同规模和范围的赛事之间的思想和最佳实践交流。由于认识到耐力运动行业的独特问题,Michael在12年前创立了Race Management Program(赛事管理项目),为赛事组织者提供一个亲密的交流论坛。

作为跑步行业积极的领导者,他不仅为芝加哥赛事管理公司的客户,也为世界各地的赛事继续倡导更多的安全和保障。Michael目前担任国家观赏型体育安全和安保中心(NCS4)马拉松和耐力赛顾问委员会的联合主席。

他也意识到耐力赛对社区的影响,芝加哥赛事管理公司加强了对可持续发展的关注,使其能够提供培训、教育和现实生活中的应用,通过赛事为个人提供了可以用来发展和提高他们自己社区的技能。

作为一个积极的跑步和自行车爱好者,Nishi是 “芝加哥跑步女孩 “的董事会成员,也是芝加哥比尔森社区的城市花园幼儿园的委员会成员。他和他的妻子多娜以及他们的两个女儿住在芝加哥,是本地小意大利社区的积极社区成员。

《后疫情时代的运营挑战》

主持人:Chris Robb MPW创始人

嘉宾:Michael Nishi,

芝加哥马拉松赛事执行总监

Michael:

从运营的角度来看,在后疫情时代各类赛事方面临着众多类似的难题。

一是参赛者报名需求是否充足的挑战, 所幸很多赛事方已经成功办赛,今年的芝加哥马拉松(译者注:2022年10月9日举办)取得的成功让人欣喜,完成比赛的参赛者总数略低于4万人(译者注:2019年为45,932人,下降13%以上),我们再次有意减少参赛者人数,缩小本年度的赛事规模,因为去年对每个人来说都极具挑战性,2021年芝加哥马拉松比赛参赛者减少到27,000人。

万幸我们能够以相当不错的参赛规模返回赛场,能扫除障碍,平稳地运营今年的赛事。今年团队重新聚首,团队中也多了很多新面孔,包括核心团队、赛时工作人员、志愿者以及许多城市合作伙伴和合作机构。

因此我对明年的比赛充满期待,我们在今年赛后一个星期就已启动2023年赛事报名,以便有更多的时间不仅是再次推广比赛,也庆祝众多选手的成就。

从目前的报名进展来看,对于赛事满场举办需求非常高,数字仍在增长,并已经超过了20年和19年。这是一个非常棒的成就,也说明了我们在市场中的位置、说明了马拉松运动发展的方向非常积极。

另外令人激动的是,目前在抽签池中,有51%是首次参加芝加哥马拉松赛事,这个比例很高。在与政府的合作中,这么大比例的首次跑芝加哥马拉松的人,也意味着有大比例很少来过芝加哥, 对于通过赛事推广城市、为游客创造难忘体验非常有价值。

当大家从疫情中走出来时,回顾我们所经历的一切、所学到的东西以及如何创新,会觉得令人难以置信,很多人有机会学到新的知识,例如线上虚拟赛事。我们也学习了很多,还建设了能够在全球物流及运输的艰难挑战中能够管理和交付承诺的海外仓

这些经历,将使我们更好地面对未来,为参赛者打造更优质、更有力的赛事体验。

另一个挑战与个性化服务有关,这将是改变赛事业务的重要因素:

  • 如何继续招募新的参赛者?
  • 如何更好地细分参赛者,并根据他们的参赛经验与期望定制与他们的沟通内容?

还有一点是我希望之前花更多时间考虑过的,在志愿者管理领域,我们还需要做哪些工作?

芝加哥马拉松拥有1万名志愿者,这是巨大的数量,他们是活动的重要参与者。我们希望继续招募和留住这些志愿者,鼓励他们参与,并可能转变为马拉松赛事的参赛者。即使他们决定不参赛,他们也是我们的赛事和社区的重要构成部分。在下一次会议上,我希望进一步讨论志愿服务,例如如何通过数据细分改进志愿者计划

这是赛事人力资源管理中的关键环节,是我们将要面对的挑战,但也蕴藏着机遇。

Chris

您刚才提到了建设海外仓、供应商管理、供应链的问题,这是我在世界各地听到的难题,特别是由于供应商需要提前收取相当比例的定金,这给很多小赛事方带来了难题。而另一个盲点,是我担忧经济的衰退不仅打击了赛事方,也打击了供应链

如果你提前交了30%或者50%的定金,只要一家供应商破产,定金便难以追回。我总是向大家提示,对能给谁支付定金必须谨慎行事,并且确保他们能提供可靠的服务,此外,保持良好的现金流和运营效率可以帮助减轻潜在的风险。你作为在这个行业金字塔顶端的人,是否也看到这并不是任何特定部门或地区所特有的,而是一个普遍的挑战?

Michael:

是的,无论是否提前很久下单,不管是奖牌还是纪念品、商品生产,都将变得具有挑战性。特别是对于你难以确定参赛规模的活动,你不知道谁是参赛者,或所需要的尺寸是什么,这实在是一个挑战。

一旦开始高估需要提前下的订单数量,就可能会造成浪费,这会造成大量资源浪费和可持续性问题,因此,我们不得不提前做好充足的准备。我们采取的一项措施是在当地采购商品以及货物

但是奖牌大部分都来自中国,去年我们遇到了一个巨大的难题,当时货船上的几个成员感染了,导致船不能航行,于是不得不空运奖牌。试想一下,这样的成本和所需的燃料量是一笔巨大的开支,所以我们的订单要尽早开始,但这样就不可避免地会有一些损耗和浪费。

因此对于大量其他物资,我们在找本地化采购的解决方案,这样可以缩短时间,更有益于可持续发展,并更精准地满足我们的商品、订单和供应的需求。

Chris

回到人力资源部分,刚才谈到了工作人员和志愿者,但我听说,世界各地还遇到主要的利益相关者政府公共服务的问题,没有足够的警察能够进行道路封锁。

有的赛事未能获得本地的许可,并不是因为赛事计划做的有什么问题,只是因为本地警察人手不足,无法进行封路

我听说在世界各地像澳大利亚、欧洲等一些国家,警方和交通管理的成本已经翻了三倍。整个行业能否聚集在一起,讨论、建立一个受认可的交通管理人员库?你们从美国以及加拿大的其它地区引入专业人员飞到现场来支持你的活动,在这方面还有哪些机会呢?

Michael:

首要的是与市政府建立良好的关系,政府工作人员无法上岗也不是政府方的错,但是这对我们的预算产生了重大影响,今年,我们的政府交通管理部门只能提供1/3的工作人员,因此我们必须为交通管理部门提供额外的志愿者和人员以支持警察的工作。

因此,我们必须竭尽全力招募志愿者,招聘人手,并与很多行业合作伙伴合作,从全美国乃至国外招来帮手,帮助我们填补这些差距,形成解决方案。我相信我们能团结一致,携手合作,找到解决方案,今年我们证明了这一点。但这是否可持续?不。

从财务角度来看,我们需要报销旅行、酒店等费用。这种方式在长期来看是不可持续的,希望我们的政府机构能够重新恢复正常。为此,我们将不得不加强对志愿者、赛道管理人员的管理和调配。我们知道,到2023年不可能恢复到100%,但我们可以提前开始讨论,建立信任并确保赛事顺利进行。

因此,我再次强调,为了安全起见,我们应该开始讨论并确定存在的漏洞,这样起码可以拿出一个解决方案。另外,除了人员配备,道路封锁的障碍和设备也有限,因为缺乏人力,政府部门无法把设备运到现场,因此,我们在英国有一个私营服务商来帮助封路。

Chris

让我们来谈谈应急准备,看起来很多赛事方一直过分关注于疫情相关的安全问题,以至于传统的应急和安全工作即便没有被忽视,但也没有像需要的那样发展。你同意这一说法吗?

Michael:

是的,绝对赞同。相对于我们要组织的赛事规模来说,我们的员工数量是很有限的。我们只有有限数量的人员能够专注于应急规划和准备工作。我们付出很多努力,但当涉及到培训、演习、演练等方面时,确实存在差距,因为没有足够的时间或资源。

确实,当你走进活动现场,知道是4万人的活动场景,你会感到在应对风险上是脆弱的。就像你会希望能有足够的时间和资源来进行训练和演习,会更有益于赛事,但实际上我自己都会感觉到,并未像我希望的那样做好万全的准备。

我们付出了大量努力,从志愿者、活动专业人员、承包商中招募尽可能多的人来填补这些空缺。我们的确注意到需要准备的各类风险,并准备好必备的文档,但是你仍会觉得,当灾难性事件发生时,会感到准备不够。明年,我们的首要任务是专注于应急准备工作,包括培训、工作坊、桌面演习和实战演练

Chris

我们之前聊过过气候变化问题,芝加哥赛事管理团队是如何为此做准备的?你们会准备的长期事项是什么?从基础的规划来说,需要加强对参赛者的教育,这也会对赛事产生越来越大的影响,对吗?

Michael:

是的,这也都是应急计划需要规划的内容,我们采取了全风险管理的方法。虽然你总是要为大事件做计划,但是,我们更专注于那些会影响赛事的事情,为芝加哥的闪电、天气、高温和大风做好准备,这是我们所需要为之演练、完备计划的四件事。

我们需要专注于转运计划,如果不得不疏散,会发生什么?我们需要在起终点、公园等有周密的疏散计划。

当我说没有资源的时候,我们实际上没有做像疏散设施的演练,在地图上看起来不错,但是到了现场你要去哪里?很多人可能没有真正准备好说哪些是疏散出去的路线。只是在图上看,和亲眼看到一切并亲身实践还是不一样,因此,这些是接下来我们需要关注的事情。

另外,我刚才说的很多事情都与天气有关。我们在今年己经花了很多时间,专注于与西肯塔基大学的合作预测曾经的数据,并提供适当的资源,它是一所专注于应急计划、风险管理、天气跟踪和预测的大学。

我们会在Running USA会有一个圆桌讨论,专门就这一合作进行案例研究,展示我们如何协作。他们在灾难科学方面有一整门课程,并帮助把许多过去的医疗数据与之结合在一起,以便在预测方面获取更多有效信息。

例如在炎热的一年里,我们做了哪些事情?在比赛期间或比赛日的赛道上进行了哪些医疗处置?如何更好地准备和规划?我们积累了过去赛时特定温度赛道上不同点发生的诊断情况和治疗方式的医疗记录,如此便能做更好的准备。

此外,今年我们通过增加沿途的气象站数量,并进行15分钟一次频繁的读数,为温度变化做好准备。我们也希望展示这些温度变化,我们目前正在跟踪微观气候,收集微观气候数据,并将其与特定的医疗数据相结合。未来希望能够把这些信息,通过参与者的应用程序进行推送

大家都深知天气对比赛的重要性。在2007年,我们不得不因为天气过热而取消比赛。这可能是第一个同级别规模的赛事这样做。但我们从中吸取了教训,并在2008年采取了措施,当我们面对相同的温度和湿度条件时,由于采用多种通讯工具来提醒参赛者,为他们提供必要的信息,并做好准备应对恶劣天气,让赛事得以继续进行。

我们采用了一个事件警报系统来提醒参赛者和观众有关天气等重要信息。在2007年,我们就拥有这个系统,但由于沟通和教育不足,参赛者和观众的信息没有得到有效传递。这导致了我们取消比赛的决定。

在2008年,我们对参赛者、观众都加强了沟通和教育。赛后我们做了调研,88%的人知道事件警报系统,在问及你是否改变了行为?也发现70%的人确实改变了自己的行为。他们看到红色旗帜的时候,会放慢速度,选择多花些时间走路,而不是强行通过。我们从中学到了很多,并将在今后的赛事中加以应用。

Chris

我们不能忽视必要的改变,虽然改变可能带来一些痛苦,但也会令人振奋。让我们在接下来谈谈这些激动人心的事情吧。

Michael:

明年我们将在芝加哥举办世界马拉松大满贯的年龄组冠军锦标赛,明年也是我们的第45届,这将是我们与所有参赛选手、志愿者、工作人员和观众庆祝的又一个大好机会。另一件让人欢欣雀跃的事情是,我们将庆祝第100万名完赛者。总之,我们期待着与大家一起庆祝这个特殊的时刻。

这些正是让我们明年感到兴奋的大事,另外我们将赛事满场回归,许多活动、推广项目、款待项目都将上线。

Chris

说到机会,您一直致力于并吸引更多不同年龄段、性别、残疾人士等参与者,也很重视可持续发展,我知道这对您和整个行业都很重要,也是您的热情所在。

Michael:

是的,我们一直在从理念的角度努力,首先从自身组织入手,着眼于我们的内部运作,确保能够真实地反映所服务社区的需求

我们需要更好地为参赛者服务,特别是在沟通方面。需要接触新社区、新团体,让他们能够参与赛事、参与志愿服务,各类身体条件的人、包括残障人士都能够参与,真正注重无障碍环境

我们已经在为残疾运动员、轮椅运动员等提供便利和特殊优待,但是,我们并没有特别关注我们的设施和场地是否对所有人,包括工作人员、志愿者以及观众都是无障碍的,明年我们将重点关注这点。这样残障人士就可以进入设施,并在其中工作。

这使我们能够招募各类社区成员,都可以参与其中,不受阻碍,让每个人都感到包容性。完成了这项工作、实现这一目标显然有很多运营细节,但通过长期规划它就能成功实现。

Chris

谢谢你,Michael。

封面图来源:芝加哥马拉松官方网站

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访谈翻译|王森

翻译审核|崔英善

排版|莫非工作室

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